Hoe maak je een realistische planning?

Leer plannen, maak een planning, hou je aan je schema. Op school hoorde ik het heel vaak en tot voor kort kon ik dus écht niet plannen. Hoe kon dat nou? Ik maakte de beste schema’s, maar kon me er totaal niet aan houden. Bij een workshop een tijd geleden leerde ik dat het puberbrein (leeftijd 12 t/m 25 ongeveer) nog niet genoeg verbindingen kan maken waardoor plannen, consequenties van gedrag en gevolgen zien een stuk lastiger is dan voor een volwassene. Dit betekent niet dat het niet mogelijk is, want in de huidige maatschappij wordt er van je verwacht dat je een planning kan maken. Wel heb ik in het verleden gemerkt dat veel jongeren problemen krijgen met studie en bijvoorbeeld faalangst doordat het niet altijd even wil lukken. In januari heb ik voor het eerst in mijn hele leven een succesvolle planning gemaakt, me eraan gehouden én ben ik nu bezig met de tweede waar ik nog wat meer hooi op mijn vork heb genomen. Door voorbeelden te geven en makkelijke stappen hoop ik mensen te helpen met tips om zo ook wat meer rust te krijgen in bijvoorbeeld een studie of werktaken/deadlines.

Mochten jullie vragen hebben lees ik dat graag in de comments onder aan dit artikel.

1. Maak een overzicht voor jezelf

Ga zonder enige afleiding zitten en bekijk wat je allemaal moet door. Ik heb door omstandigheden een aantal vakken niet gehaald voor mijn studie en heb alle studieplanners nageplozen om te kijken welke vakken ik wanneer zou kunnen doen/volgen. Omdat ik voor mijn studie nog zo veel moest doen heb ik alles verdeeld in blokken om zo tot een ruw schema te komen. Ik zette alle vakken in de goede tijdsperiode, daarnaast keek ik wat er overblijft voor volgend jaar om zo af te kunnen studeren.
Dit overzicht pas ik steeds aan. Wat ik heb gehaald maakte ik bijvoorbeeld groen. Wat ik volgend jaar nog moet doen maakte ik geel. Herkansingen en dergelijke zette ik weer in de goede periode. Zaken als inschrijven voor een toets, een docent mailen om te vragen of hij/zij het na wil kijken zet ik in dit schema.

2. Lange termijn v.s korte termijn

Bovenstaande stap was voor mij een overzicht voor de lange termijn. Overzicht is heel belangrijk, vooral als je tegen overspannen zijn aanzit, een studie volgt, of gewoon graag wil weten wat je het hele jaar moet doen. Op mijn werk gebruiken we altijd een jaarplanning zodat je precies weet wat de drukke periodes (en vakanties!) zijn.

Als je weet wat je in de lange termijn allemaal moet doen, dit kan een (school)jaar zijn maar ook een kwartaal of halfjaar. Kun je op maat een planning gaan maken. Zo heb ik een jaarplanning, maar ook een (school)periode planning. Die moet je wel allebei af en toe aanpassen dus ze zijn nog redelijk flexibel. Wat niet flexibel is? De deadlines, die staan meestal wel vast.

3. Maak een schema

Hieronder heb ik een voorbeeld gemaakt van mijn schema de aankomende periode. Iedereen doet dit op zijn eigen manier, dit is maar een voorbeeld wat ik zelf prettig vond. In eerste instantie maakte ik mijn schema’s in Word maar met behulp van een collega heb ik nu een planning in Excel omdat je hiermee de uren heel makkelijk kan berekenen en aanpassen.

Wat ik zelf fijn vind is om te beginnen met het vak of de taak die je moet doen. Zoals je ziet heb ik het voor elkaar gekregen om tien (!) vakken in deze periode te plannen. Bij wat te doen zet ik neer wat er precies nodig is om dat vak te halen. Een toets, een gesprek, deeltaken. Hoe meer deeltaken je hebt hoe meer je groen kan maken. Zelf werk ik graag met kleurtjes, in het begin is alles rood (of geel, dat betekent bij mij dat ik er niet zo veel voor kan doen). Alles wat je gedaan hebt kun je daarna afvinken door ze groen te kleuren. Zo heb je ook een goede indicatie of je op de goede weg bent.

Bij bijzonderheden kun je nog dingen zetten als: docent mailen, navraag doen, herkansing of andere bijzonderheden.

Deadlines staan voor mij vaak vast, waardoor ik ze op datum neer heb gezet. Daardoor weet ik waar ik waarschijnlijk het eerst mee aan de slag moet. Daarna komt het aantal uur dat nodig is om een vak te behalen of een taak te volbrengen.

4. Hoeveel tijd heb je realistisch gezien nodig?

Realistisch betekent daadwerkelijk realistisch! Als ik denk dat ik ergens een uurtje mee bezig ben, maak ik daar voor de zekerheid 1,5 of 2 uur van. Je kunt beter ruimer schatten dan te weinig. Ik heb ook ergens gelezen dat je beter de tijd die je schat x1,5 kan doen. Zo weet je zeker dat je uitkomt in de tijd.

Een veelgemaakte fout, ook van mij, is te vaag te plannen. Dit werkt niet omdat je 1. misschien te makkelijk met de materie omgaat of 2. omdat je te weinig tijd hebt. Dus denk bij een toets bijvoorbeeld: hoe lang moet ik leren voordat ik de materie helemaal begrijp? Of een gesprek: hoeveel voorbereiding vergt dat nou eigenlijk? Misschien ben je er maar tien minuten tot een uur mee kwijt. Maar misschien loop je tegen dingen aan waardoor je er twee uur mee bezig bent.

5. Pak je agenda erbij

Begin eerst globaal met beschikbare uren in je agenda te zetten tot de allerlaatste deadline van dat moment. Zorg dat deze uren realistisch zijn en goed zijn vol te houden. Het is aantrekkelijk om zoveel mogelijk te doen aan het begin, maar hou in de gaten hoe lang je planning duurt. Als dit een week is, kun je het misschien overzien. Is je planning een paar weken, zorg dan dat je goed spreidt en dat de planning vol te houden is. Keywoord is dus weer: Realistisch schatten

Ik ben van de oude stempel, ik heb een papieren agenda waar ik kan strepen en schrijven. Maar een digitale agenda is ook helemaal goed! Zolang het maar bij jou past. Toen ik zag dat ik 145 studie uren moest maken in vijf weken schrok ik. De moed zonk me in de schoenen. Dat is iets meer dan 36 uur per week! (Ik werk 34 uur per week en ga nog een hele dag naar school, reken maar uit…)

Dus vijf weken lang ga ik een bijna volle werkweek, naast mijn baan, aan mijn studie zitten. Hoe dan? 

Ik pakte mijn agenda waar ik alle belangrijke zaken in opschrijf. Helaas, een sauna dagje moest maar even wachten want daar kan ik helaas nog even niet naartoe. Elke dag kan ik realistisch gezien ongeveer twee uur aan mijn studie zitten. Voor mij is dit van 8 tot 10 uur ’s avonds. Voor die tijd kan ik hebben gegeten en mijn huis een beetje netjes gemaakt hebben (hopelijk) en na die tijd heb ik ongeveer een uur voor mezelf om te ontspannen. In het weekend kan ik acht uur knallen. Ik mag van mezelf uitslapen tot een uur of negen of tien, daarna werk ik door tot een uur of zes/zeven. Elke anderhalve uur gun ik mezelf minimaal tien minuten pauze (lekker even hoepelen of op mijn telefoon kijken) en in de middag gun ik mezelf een halfuur pauze. ’s Avonds kijk ik hoe ik me voel, als ik me prettig voel dan spreek ik misschien met iemand af, als ik moe ben ga ik lekker een boek lezen, een film kijken of even iets anders doen.

Uiteindelijk heb ik 157 studie uren kunnen plannen, waarvan ik er volgens mijn planning ‘maar’ 145 nodig heb. Hierdoor heb ik twaalf uur speling voor als ik een keer een rotdag heb, iets uitloopt, of ik toch meer tijd nodig heb dan gepland. En misschien heb ik wel minder uren nodig en merk ik in de laatste weken dat ik weer tijd over heb voor leukere dingen.

Als je alle uren in je agenda hebt gezet kun je de vakken of taken gaan koppelen. Stel je hebt zestien uur nodig voor taken, dan kun je ervoor kiezen om elke avond een klein beetje te doen, of gewoon keihard te knallen in het weekend (bijvoorbeeld). Zorg dat je ook in je agenda schrijft dat iets een bepaalde datum af moet zijn en zet deze deadlines ook in je digitale planning.

6. Vraag hulp

Zonder de hulp van mijn collega lukte dit me niet. Ik heb echt moeten leren om zo’n planning te maken en zij ging samen met me zitten: wat moet je doen? Hoeveel tijd heb je daar voor nodig? (En dan meer uren invullen dan ik zei) En wat heb je nodig om dit te kunnen doen? Het geeft mij rust dat ik iemand heb die van mijn planning weet, en die me af en toe streng toe kan spreken of kan aanmoedigen. Daarom raad ik aan, als het maar even kan, om mensen om hulp te vragen. Dit kan een collega zijn, een studiegenoot, een vriend/vriendin/familielid. Iemand die je af en toe even belt of appt: hoe staat het ervoor?
En als de planning een beetje in de soep dreigt te lopen is het altijd fijn als iemand je eventueel kan geruststellen en samen met jou oplossingen kan bedenken voor het probleem.

7. Maak jezelf niet gek

Ik ga het nog één keer herhalen wees realistisch. Heb je net als ik een studieachterstand en besluit je in je laatste jaar om de boel helemaal op te pakken dan kán het zijn dat je iets niet helemaal haalt. Toen ik begin dit jaar zes vakken inleverde terwijl ik dacht dat ik er misschien twee af zou krijgen, heb ik een aantal geweldige cijfers teruggekregen (een 9,0 een 9,1 en een uitmuntend) maar ook een dikke vette vijf. Ik kon wel huilen, had ik alles voor niets gedaan! Maar… Ik had wel mooi feedback gekregen, een paar geweldige cijfers gehaald en vier vakken meer ingeleverd dan ik zonder planning had kunnen doen.

Eventuele hulpmiddelen

Wil je meer overzicht? Dan kan je je planning uitprinten bijvoorbeeld. Of je schrijft ze op een memo bord. Daar kun je ook dagelijkse taken zoals de was ophangen, stofzuigen, mama bellen of iets dergelijks opschrijven.

Door een workshop over het puberbrein kwam ik er achter waarom ik eigenlijk nooit kon plannen, ook andere zaken vielen op hun plek. Nu ik wat ouder ben lukken dingen ineens vaker waarvan ik dacht dat ik ze gewoon niet kon.

Misschien gebruik je de agenda van Office 365, of heb je een andere online agenda. Ik gebruik een lerarenagenda omdat ik zelf ook voor de klas sta en overzichtelijk uren in kan plannen. Daarnaast overzie ik zo de weken op twee pagina’s. Maar iedereen is anders.

Heb jij nog aanvullingen of opmerkingen over dit artikel over plannen? Dan hoor ik het graag!

Lees mijn disclaimer over het gebruik van affiliate links.

Volg Groentje Gezond ook op Facebook, Instagram en Twitter?